Щоб зрозуміти тривалі терміни підготовки проекту, потрібно зрозуміти різні етапи його розвитку:
Від 2008 до 2010 року відповідні міністерства в Україні та Німеччині загалом обговорювали можливість фінансування такого проекту. KfW (Кредитна Установа для Відбудови), що діє від імені німецького уряду та відповідає за підготовку та реалізацію таких проектів фінансового співробітництва, офіційно подала запит у 2010 році для фінансування цього проекту до Федерального Міністерства економічного співробітництва та розвитку Німеччини (“BMZ”). У 2011 році уряд Німеччини схвалив надання першого траншу коштів проекту (додаткові кошти були затверджені в 2012 та 2013 роках – всього 14 млн. євро). Це було відправною точкою для того, щоб KfW почала готувати/оцінювати проект у співпраці з Міністерством екології та природних ресурсів України (МЕПР).

В принципі, підготовлення проектів такої величини проходить в кілька етапів:

• Обрання та призначення консультанта для виконання техніко-економічного обгрунтування: техніко-економічне обгрунтування зазвичай виконує міжнародна консалтингова група, яка перевіряє не тільки зміст такого проекту, але й можливу структуру його впровадження, потенційні ризики, а також фінансові потреби. Консалтингова група була обрана через міжнародний тендер, який відбувався з листопада 2011 року по квітень 2012 року. Саме дослідження було проведено у термін до квітня 2013 року.
• Оцінка проекту KfW: на основі результатів техніко-економічного обгрунтування KfW проводить власне оцінювання, яке було завершене до кінця червня 2013 року.
• Формальне схвалення німецьким урядом: за інформацією з техніко-економічного обгрунтування та оцінки проекту, KfW має скласти свій власний звіт про критичну оцінку, який є основою для BMZ для прийняття рішення щодо концепції реалізації проекту. З цим схваленням від BMZ (яке було надано у червні 2014 року), KfW отримує дозвіл на початок переговорів про укладення угоди з українським урядом.
• Підписання угод: необхідні угоди між KfW та українським урядом були підписані у березні 2015 р. та базовою урядовою угодою у квітні 2015 р.
• Відбір та призначення консультанта-виконавця: у травні 2015 року було оголошено міжнародний тендер на впровадження повного проекту. Тендер, який було проведено в березні 2016 року, виграв міжнародний консорціум, що складається з AHT Group AG (AHT, Німеччина), Українського товариства охорони птахів (USPB-, партнер BirdLife International, Україна), Франкфуртського зоологічного товариства (FZS, Німеччина) та Дунайсько-Карпатської програми WWF International.

Офіційний запуск проекту відбувся у травні 2016 року. Протягом першого року реалізації проекту необхідно було встановити всі необхідні процедури, узгодити та закріпити їх підписанням угоди між зацікавленими сторонами проект, а сам проект необхідно було належним чином зареєструвати в Міністерстві економічного розвитку та торгівлі України, щоб в рамках проекту можна було здійснити перші закупівлі в липні 2017 року. Відповідно, перші витрати були понесені в липні 2017 року. Таким чином, жодні кошти з фінансування не зникли.

Прозорість щодо впровадження проекту та витрат коштів проекту є обов’язковою. Тому в проекті було створено низку заходів для забезпечення цього принципу. Всі закупівлі публікуються на веб-сайті проекту, і розглядається можливість використання українського інформаційного інструменту електронної системи закупівель ProZorro для розповсюдження інформації про заплановані тендери, навіть для невеликих, які не обов’язково повинні бути опубліковані/проводитись публічно. Для більших тендерів проводяться публічні засідання-відкриття, які відображаються в протоколі, в рамках яких розглядаються отримані раніше пропозиції у заклеєних конвертах. Консультант проводить та керує всіма тендерами від імені Мінприроди (останній повинен затверджувати результати) та дотримується суворих правил, наданих KfW. Незалежна антикорупційна громадська організація (Transparency International) здійснює нагляд протягом всього процесу підготовки тендерів та процесу оцінювання. Вони перевіряють компанії на предмет зв’язків з державними службовцями, працівниками консультанта або парку. Вони також контролюють застосування правил прозорості та відповідності під час процедур відкриття та оцінки.

Гроші, в цілому, зберігаються в KfW і видаються тільки через Диспозиційний фонд у вигляді траншів, відповідно до детальних планів витрат, підготовлених консультантом та погоджених між Мінприроди та KfW. Потім гроші перераховуються на спеціальні рахунки, відкриті для цілей Диспозиційного фонду в Україні та за кордоном (для зменшення обмінного курсу та ризиків перерахування), з якого вони витрачаються відповідно до узгоджених пропозицій. Використання грошей перевіряється через міжнародну консультаційну групу, а також в рамках щорічного аудиту незалежної аудиторської компанії. Додатково, KfW регулярно перевіряє стан виконання проекту. Ці механізми успішно використовуються в усьому світі у подібних проектах, щоб уникнути зловживання грошима платників податків Німеччини.
Крім того, було створено конфіденційну гарячу лінію проекту, яка працює на веб-сайті проекту. Обгрунтовані скарги можуть бути подані анонімно і будуть оцінюватися незалежними юристами згаданої антикорупційної громадської організації (Transparency International). У рамках всіх презентацій, що надаються для Мінприроди або цільових парків, будуть представлені деталі цієї гарячої лінії для заохочення публікуцій обгрунтованих скарг.

Головний принцип проекту – забезпечити парки економічно ефективними та довгостроковими рішеннями. Наприклад, технічні характеристики наших тендерів дозволяють купувати автомобілі, які можуть бути дорожчими, але мати довший термін експлуатації і в довгій перспективі потребувати менших коштів на паливо чи ремонт. Витрати на експлуатацію та технічне обслуговування для парків повинні бути мінімальними. Оскільки фінансове становище парків є частково критичним, ми також включаємо основні запасні частини та деякі витрати на обслуговування у тендери. Такі ж принципи поширюються на будинки або пости рейнджерів, які будуть відновлені в рамках проекту. Ми надаємо високоякісні та сучасні рішення (також ізоляцію будинків, енергоефективні опалювальні рішення тощо), які тримають на низькому рівні витрати на експлуатацію та обслуговування для парків у довгостроковій перспективі. У той же час, ми допоможемо паркам самостійно отримувати більше доходів (наприклад, через туристичну інфраструктуру та послуги), але ми також будемо лобіювати збільшення надходжень до бюджету адміністрацій парків з центрального бюджету.

В рамках проекту вже було обговорено створення цільового фонду з охорони природи, в який буде наповнюватися за рахунок національного та міжнародного фінансування. Доходи будуть витрачені як співфінансування операційних витрат природно-заповідних територій. Такі фонди створюються в будь-яких регіонах, що мають високу природоохоронну цінність у світі, наприклад на Кавказі. У другій половині періоду реалізації проекту ці плани будуть продовжені.

Німецький донор вимагає комплексного набору процедур, які повинні бути застосовані пере тим як можна буде витратити кошти на проект. Детальна інформація про ці процедури проілюстрована в інфографіці на головній сторінці веб-сайту проекту (www.snpa.in.ua). Узагальнюючи, вони включають в себе наступне:

Консультант готує вичерпний набір підготовчих документів для кожної тендерної/меншої закупівлі, включаючи обґрунтування тощо. Більшість тендерів повинні проводитися для всіх восьми територій одночасно, це означає, що підготовка цих документів може зайняти кілька місяців. Тоді більшість документів повинні бути перекладені українською мовою і подані до Мінприроди для затвердження. Після внутрішньої технічної та фінансової перевірки (яка також може тривати кілька тижнів або місяців) документи надсилаються до KfW для їх внутрішньої технічної та фінансової перевірки (що може знову зайняти кілька тижнів або місяців). Тільки якщо KfW надає “без заперечень” схвалення, Консультант може проводити (у багатьох випадках) міжнародний тендер, який знову займе кілька місяців, доки не буде обраний постачальник, підписано договір та поставлені товари.

Процес прийняття рішень також складний. Консультант готує всі активності та закупівлі, обговорює їх з відповідними парками та представниками Мінприроди та KfW. За потреби консультації надаються так званими “короткостроковими” експертами, які є невід’ємною частиною команди консультантів, або отримуються від зовнішніх установ. Нарешті, високоякісний тендерний документ готується до розповсюдження та затвердження, як описано в розділі вище.

Успішне функціонування та природоохоронна діяльність природно-заповідних територій чи урядових агентств по збереженню природи вимагають різних елементів, таких як якісне та надійне обладнання, обладнані офіси, кваліфікований персонал, а також належно налагоджені комунікаційні процеси для поширення досвіду та результатів (веб-сайти, публікації, конференції/зустрічі). Всі ці елементи є необхідними для успішної природоохоронної діяльності, а, отже, відповідають пріоритетам фінансування проекту.

Матриця планування, так звана “логічна схема” використовується для визначення структури проекту. Цей підхід широко використовується в плануванні та управлінні природоохоронними проектами. Логічна схема спрямована на покращення природоохоронної роботи завдяки діяльності проекту та інвестиціям. Вона регулярно оцінюється та (у разі необхідності) оновлюється підрозділом впровадження проекту.